Documento ad uso interno
Guida Operativa Gestionale
Guida completa all'utilizzo del gestionale interno TeamCuba per operatori, segreteria e amministrazione.
Guida completa all'utilizzo del gestionale interno TeamCuba per operatori, segreteria e amministrazione.
Il gestionale è accessibile via browser dalla pagina di login della scuola. Esistono tre livelli di accesso per il personale interno, ciascuno con funzionalità progressive.
| Livello | Profilo | Funzionalità |
|---|---|---|
| 1 | Operatore | Ricerca allievi, verifica iscrizioni, registrazione ingressi (barcode / kiosk) |
| 2 | Segreteria | Tutto il livello 1 + iscrizioni, pagamenti, ricevute, presenze, tesseramento UISP, gift card, verifica incasso |
| 3 | Amministrazione | Accesso completo: dashboard, corsi, pacchetti, staff, saggi, eventi, conteggi, spese, affitti, reportistica, avvisi, configurazione |
Ogni operatore gestisce autonomamente la propria biometria (impronta / Face ID). Non è possibile intervenire sulla biometria di altri utenti né visualizzare o revocare i loro dispositivi registrati.
Dalla pagina di login sono disponibili alcune sezioni pubbliche, consultabili senza necessità di credenziali.
Profilo per il personale di reception o all'ingresso. Consente la ricerca degli allievi, la verifica delle iscrizioni attive e la registrazione delle presenze.
La ricerca è lo strumento principale dell'operatore. Dalla schermata principale è possibile trovare qualsiasi allievo e verificare la sua situazione in tempo reale.
Il sistema supporta due modalità di registrazione degli ingressi. Alla scansione, il sistema verifica automaticamente se l'allievo ha un'iscrizione attiva e registra l'ingresso con data e ora.
Nelle sedi in cui è disponibile l'Info Point (postazione totem/tablet), l'allievo si può accreditare in autonomia avvicinando il proprio barcode, senza passare dalla segreteria. Il sistema verifica al volo l'iscrizione e registra l'ingresso. Quando l'accredito non è regolare, l'allievo va indirizzato in segreteria: per questo la segreteria riceve una notifica automatica di ogni accredito con esito negativo nella propria sede, così nessuno può “sfuggire” al controllo.
Chi si accredita in autonomia all'Info Point ricade sempre in uno di questi tre casi. Solo il primo è regolare; gli altri due generano una notifica per la segreteria.
La segreteria non deve controllare nulla manualmente: la notifica compare da sola nella normale pagina di Ricerca Allievi, sopra i risultati, in un riquadro intitolato “Accrediti Info Point da verificare”.
Esempio del riquadro notifica come appare in cima alla pagina Ricerca Allievi.
Quando compare una notifica, l'obiettivo è intercettare la persona e sistemarne la posizione, poi marcare l'anomalia come gestita.
Dal riquadro notifica, il collegamento “Gestione completa” apre una finestra con lo storico e i filtri, senza uscire dalla pagina di ricerca.
Gestisce il ciclo completo dell'allievo: dalla prima registrazione all'iscrizione ai corsi, fino ai pagamenti e alla produzione delle ricevute. Include tutte le funzionalità del livello Operatore.
Il modulo di registrazione — email e cellulare non sono obbligatori, tutti gli altri campi sì.
Il sistema applica controlli automatici in tre momenti distinti della procedura. Conoscerli permette di capire subito il motivo di un eventuale blocco.
alla pagina di Ricerca al termineLa pagina dei pagamenti — denominata nel sistema "Ricevute iscrizione" — non è una sezione autonoma del menu: si apre sempre nel contesto di una specifica iscrizione di uno specifico allievo. La si raggiunge dalla scheda allievo cliccando il pulsante di pagamento legato a quell'iscrizione. La stessa pagina gestisce sia la registrazione di nuovi versamenti che la visualizzazione e stampa di tutte le ricevute già emesse.
Elenco risultati per allievo — lo stesso schema (con colonne diverse) vale per le ricerche per corso, periodo e numero.
Da settembre 2026 l’allievo può caricare da solo il proprio certificato medico dalla sua pagina personale del portale (Il Mio Account → Certificato medico): sceglie una foto o un PDF e indica la data del certificato (quella di rilascio stampata sul documento; la scadenza si calcola da sé, un anno dopo). Il certificato risulta subito valido in anagrafica, senza attesa. Le foto vengono ridotte e compresse dal telefono prima dell’invio.
Pulizia automatica alla scadenza. Quando un certificato scade, il file viene cancellato dal server da solo — sia da un’attività pianificata giornaliera (cert_purge.asp), sia alla prima apertura utile della scheda allievo o del portale. Da quel momento non compare più alcun certificato (al massimo l’indicazione che il precedente è scaduto, con la data) e l’allievo deve caricarne uno nuovo. Nessun file scaduto resta sul server.
Dove finiscono i file validi e chi può vederli. Sono salvati in public/certificati/<anno>/ — una cartella per anno, creata automaticamente. Il file non è raggiungibile con un link diretto: aprendo l’indirizzo del file si ottiene una pagina «Area riservata». Si apre solo dall’interno del gestionale (pulsante Visualizza o Visualizza certificato) e, per l’allievo, dalla sua pagina personale del portale: a ogni richiesta il sistema verifica chi la sta facendo e mostra il documento solo alla segreteria e all’allievo intestatario. Un vecchio link salvato nei preferiti non funziona più.
Consenso privacy. Ogni caricamento fatto dall’allievo è preceduto da un consenso esplicito al trattamento dei dati relativi alla salute. Nella scheda allievo, sotto il certificato, compare l’esito dell’ultimo consenso (acconsentito / negato / revocato) con la data; il link archivio apre il registro completo (consensi_certificati.asp). Se l’allievo revoca il consenso (di norma via email), premi registra revoca accanto a quella riga: la revoca viene messa a registro e il certificato caricato viene eliminato dal server.
Certificato cartaceo. Per chi consegna il certificato in segreteria su carta, la spunta manuale nella scheda allievo resta invariata e si usa quando non c’è un file caricato dall’allievo.
Verifica automatica (foto e PDF). Quando l’allievo carica il certificato, il telefono legge da solo il testo del documento (nessun invio a servizi esterni: la lettura avviene sul telefono stesso, sia per le foto sia per i PDF, scansionati o con testo selezionabile) e controlla che assomigli davvero a un certificato medico sportivo. La data che conta è la data di rilascio del certificato (quella stampata sul documento, mai futura): la scadenza la calcola il sistema, sempre a un anno (364 giorni) da quella data. Se il telefono riesce a leggere la data di rilascio la usa al posto di quella digitata a mano (l’allievo vede un avviso «Certificato verificato»); se il documento indica esplicitamente una data di fine validità («valido fino al…»), viene usata quella. Se in base alla data di rilascio l’anno di validità risulta già trascorso, oppure il documento non sembra un certificato, il caricamento viene rifiutato subito con un messaggio, senza salvare nulla. Il testo letto viene inoltre confrontato con il nome e cognome dell’allievo in anagrafica: se il certificato risulta chiaramente intestato a un’altra persona (nome e cognome entrambi diversi), il caricamento viene rifiutato. Il controllo è volutamente prudente — un certificato con lo stesso cognome ma nome diverso, oppure con il nominativo poco leggibile, viene comunque accettato e sta alla segreteria verificarlo. Quando invece la data oppure il nome e cognome vengono riconosciuti, l’esito compare in chiaro sia nel portale dell’allievo (sotto «Valido», nel riquadro «Controlli automatici sul documento») sia nell’avviso in Ricerca, così da orientare il tuo controllo. Essendo una lettura automatica del testo (non un controllo umano), può non riconoscere un documento reale ma poco leggibile: in quel caso l’allievo vede l’errore e può ricaricare una foto/PDF più nitido o consegnare il cartaceo in segreteria.
La lettura fatta dal telefono dell’allievo è automatica e non è una prova: ogni certificato caricato dal portale va comunque visionato da una persona — compreso il controllo che sia intestato proprio a lui: il filtro automatico sul nominativo blocca solo i casi più evidenti. Per questo, quando in Ricerca apri la scheda di un allievo che ha caricato il certificato da solo, sotto il suo nome compare un avviso. Non compare per i certificati registrati a mano dalla segreteria (spunta cartacea).
Nella scheda dell’allievo, sezione Documenti → riquadro Certificato medico: qui trovi la spunta del cartaceo, il pulsante per aprire il file caricato dall’allievo, il pulsante per eliminarlo e l’esito del consenso privacy.
Il buono regalo viene intestato a un allievo già in anagrafica e, una volta attivato, si trasforma in credito sul suo conto, utilizzabile alla prima iscrizione successiva. La sezione Gift Card è raggiungibile da tutti i livelli di accesso (Operatore, Segreteria, Amministrazione).
Accesso completo al sistema. Oltre a tutto il livello 1 e 2, l'amministratore gestisce corsi, staff, saggi, eventi, conteggi economici, reportistica e configurazione.
La dashboard è la schermata di riepilogo dell'amministratore. Mostra in tempo reale i KPI principali della stagione corrente.
La dashboard prosegue con le sezioni Corsi, Settimana corrente e Segreteria & Staff, con lo stesso schema di card colorate.
Accedere al Pannello Amministrazione Corsi per una visione unificata di tutti i corsi attivi, disattivati o nascosti.
Il Pannello Amministrazione Staff centralizza la gestione di insegnanti e segreteria. Ogni sezione ha un pannello dedicato.
Il pannello «Utenti» (riservato al livello 4) gestisce gli account dello staff che accedono al gestionale: crea, modifica ed elimina gli operatori, assegna il livello di accesso e genera il codice di accesso giornaliero da comunicare a ciascuno. Le password non sono più salvate in chiaro: vengono cifrate automaticamente, sia per i nuovi utenti sia — in modo trasparente, senza bisogno di alcuna azione — al primo accesso di chi aveva ancora una password dei tempi precedenti.
La gestione di un saggio si articola in più fasi: anagrafica, partecipanti, accoppiamenti, prove e locandina. L'anagrafica del saggio e la pianificazione delle prove sono riservate all'Amministrazione; la segreteria gestisce partecipanti, accoppiamenti e la situazione riepilogativa del saggio (vedi anche Account Portale Insegnanti, da cui gli insegnanti titolari possono a loro volta gestire prove, partecipanti e accoppiamenti del proprio saggio).
La scheda di dettaglio del saggio, con il conteggio sempre aggiornato di partecipanti, prove e coppie.
Gli eventi (feste, gala, serate a tema…) sono gestiti separatamente dai saggi, con anagrafica, voci di costo e partecipanti propri. Anche qui l'anagrafica dell'evento è riservata all'Amministrazione, mentre la segreteria gestisce partecipanti, incassi e stampe.
La riga di chi non ha ancora saldato è evidenziata in rosa tenue per riconoscerla a colpo d'occhio.
Il gestionale supporta la gestione di domande di prova e registrazioni provenienti dal portale online, con flusso di approvazione manuale da parte della segreteria. Inoltre da qui è possibile gestire le notifiche di accrediti autonomi di allievi la cui iscrizione non risulti valida, effettuati tramite Infopoint Team Cuba
Ogni corso mostra incasso, compensi, affitti e ricavo (o "rimessa" se negativo); in fondo il totale generale della stagione.
Oltre al gestionale vero e proprio, ci sono due sistemi pensati per gli allievi e per chi entra in sede: non richiedono login e restano sempre accesi. Non sono strumenti di lavoro per lo staff, ma è utile conoscerli per poterli spiegare a chi li usa per la prima volta.
Da mostrare su un televisore in sala d'attesa o in reception: funziona come i monitor delle partenze in aeroporto o in stazione, o come i tabelloni dei film al cinema — un colpo d'occhio per sapere quale lezione si tiene, dove e a che ora, senza dover chiedere in segreteria.
Un tablet fissato su un totem all'ingresso, prima della segreteria. Lo scopo è smaltire automaticamente la fila: chi è già iscritto e deve solo accedere alla propria lezione non ha bisogno di fermarsi allo sportello, mentre chi ha bisogno della segreteria (nuove iscrizioni, pagamenti, richieste particolari) prosegue verso lo sportello come di consueto.
